企业在向供应商采购时，很多时候是签订未经协商的制式合约，使供应商失去弹性。但要采购人员实际去协商，也往往耗费大量成本。沃尔玛如何用AI自动化协商软体解决这些问题？

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就像大部分进行大型采购的组织一样，沃尔玛（Walmart）不可能与所有超过10万家的供应商进行个别协商。于是，有20％的供应商都是签订制式合约，条款通常没有经过协商。这并不是与这些「尾端供应商」往来最好的做法。但是，如果雇用更多人力担任采购人员来与这些供应商协商，增加的价值也不敷成本。

沃尔玛以人工智慧（AI）驱动的软体解决这个问题。这套软体有一个文字介面（也就是聊天机器人），能代表沃尔玛与真人供应商协商。加拿大沃尔玛在2021年1月试行这项解决方案，并以供应商提供的回馈来训练这套系统。此后，沃尔玛又在另外三个国家部署这项解决方案，而有更多国家的沃尔玛，计画在不久之后采行这项科技。 本文要分享四个心得，谈谈如何运用自动化采购协商，让采购商和供应商都能受惠。这类系统能够节省开销、提升双方的交易条件，并增加供应链的弹性和韧性（resiliency，或译复原力）。

试行计画

有鉴于AI的进步，沃尔玛开始探索尾端供应商采购协商自动化的可能性，并在2019年核准了一套叫做Pactum AI的软体产品。新冠疫情延宕了这项部署，但是一年后，也就是2021年1月，本文作者之一的迪维特，在他的组织沃尔玛国际（Walmart International）重新启动了这项计画。

由于沃尔玛已经在沙箱环境实验过这套软体，因此沃尔玛国际直接在它的加拿大公司进行小型试行计画。这项为期三个月的试行计画纳入各种利害关系人（包括89家供应商、5个采购单位，以及来自加拿大沃尔玛金融、财务和法律部门的代表），还有Pactum，也就是创造背后那套AI科技的公司。

一开始，沃尔玛国际估计，如果聊天机器人可以和20％参与试行计画的供应商达成交易，这套系统就能产生正向的投资报酬。这家零售商选择了「非转售商品」（也就是诸如车队服务、推车和其他在零售店内使用的设备），而不是销售给沃尔玛顾客的产品。它决定聚焦于支付条款有精准数据的供应商，以及有明确机会可以改进支付条款、可以确保沃尔玛拿到额外折扣的供应商。

沃尔玛国际以支付期程为目标，希望能谈成提早支付有折扣，或是延长支付期限而不拿折扣。做为交换，沃尔玛愿意放弃无理由终止契约的权利（就是所谓的「任意终止契约」），改成沃尔玛必须在30天、60天或90天前书面通知解约。沃尔玛也会选择性地让供应商有机会增加品项和销售量，来换取价格折扣。

内部采购人员挑选目标供应商，并为Pactum AI的机器学习演算法建立训练情境。这些情境用来建立结构化脚本，引导供应商完成协商。供应商可以按照自己的步调回应这些情境。

沃尔玛国际邀请大约100家尾端供应商试用这套解决方案，其中有89家同意参与。聊天机器人与64％同意参与的供应商成功达成协议（远远超过原订目标，也就是20％），平均协商时间为11天。平均而言，沃尔玛省下1.5％的协商支出，而支付期限也平均延长35天。

试行后，沃尔玛国际访谈协商成功的供应商，发现其中有83％认为这套系统容易使用，而且喜欢这套系统能给他们讨价还价的空间，并给他们时间，让他们能用自己的步调考虑协商。例如，烘焙设备制造商MIWE的总裁班．嘉里斯托（Ben Garisto）就说：「面对面协商时，你不一定在事前就会想到问题，你得即时反应。其他类型的自动提议系统有时候有点像是范本，没有我们发挥的余地。」

不过，有几家供应商仍然偏好面对面协商。有些供应商则想要更为精简、更为流畅的脚本，不要禁止供应商在协商过程中返回前面的步骤。

沃尔玛在试行后改良情境与脚本，并把这套解决方案推展到美国、智利和南非的供应商。截至目前为止，聊天机器人与68％供应商达成协议，省下了3％的支出。

四大心得

对采购自动化有兴趣的企业，在开发与引进这类系统时，可以应用以下几个心得：

1. 尽快进入试行阶段。许多企业的AI旅程在概念验证阶段就走不下去了——根据顾能公司（Gartner）的数据，只有不到一半的计画进入试行阶段。这是因为概念验证阶段的重点是技术能力，而非业务目标。沃尔玛决定跳过概念验证阶段，直接进入以业务目标为重点的试行阶段。

沃尔玛的「业务负责人员」（也就是负责预算以及与供应商往来的人员，例如负责店面用品的营运部门，还有负责硬体与软体的IT部门），协助建立协商用例和情境。沃尔玛的采购人员针对训练聊天机器人所需的协商情境，提供重要的专业意见，并提出参与试行的供应商名单（取决于哪些供应商和沃尔玛有足够的交易量可以确保协商进行，以及哪些供应商愿意得到协商的机会）。法律团队则确保聊天机器人的脚本和协商完成的合约，符合沃尔玛的订约标准和政策。

2. 从间接支出的产品类别与事先核准的供应商开始。沃尔玛从非转售商品（也就是不卖给零售顾客的商品）开始试行，尽量降低新采购做法的测试对于企业的风险。沃尔玛也聚焦于事先核准的供应商，这样一来就不会因为需要核准新的供应商而延迟开始试行。

3. 决定可以接受的取舍。自动化采购需要精准界定采购者为了换到自己想要的东西，愿意退让到什么底线。例如，AI聊天机器人需要知道采购者愿意做出的具体取舍，比如说从收到发票后10天内全额支付，转变为接受收到发票后15、20、30、45或60天内支付，换得更好的终止合约条款，并让供应商有机会扩大与沃尔玛的生意往来。

4. 扩大地区、产品类别和用例，来扩大规模。沃尔玛对这项计画的信条是「办到它、扩大它」。成功的试行帮沃尔玛将这套解决方案推展到其它事业单位。加拿大、美国、智利和南非试行之后，即将要部署到墨西哥、中美洲和中国。此外，产品类别也扩大了，纳入运输路线费率的协商以及部分转售商品的协商。有些中层供应商现在也采用这套系统，而聊天机器人也具备了多语能力。

规模的扩大提升了生产力，因为这套软体每一次协商都在学习，从而缩短新产品类别的建置时间。此外，聊天机器人能同时进行2,000场协商，这是真人采购人员做不到的事。 我们可以看到发展的轨迹：随着条款愈发具有演算法性质，没有管理到的供应商就愈少。如此一来，采购专业人员就能减少花在协商协议的心力，加强关注策略关系、例外情况和持续改善。

文章来源：哈佛商业评论 4月号